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En un mercado tan dinámico como en el que nos hayamos inmersos en la actualidad, donde confluyen, por un lado, el nivel de exigencia cada vez más elevado que nos demandan nuestros clientes, y, por otro lado, el nivel de competencia cada vez mayor que nos imponen empresas similares a la nuestra, se hace más y más importante optimizar la eficiencia de todos y cada uno de los procesos de nuestro negocio. Uno de estos procesos es la Cadena de Suministro, que nos permite abastecernos de los recursos necesarios para la fabricación de nuestros productos, o la prestación de nuestros servicios, y cuya eficiencia se verá muy marcada por las relaciones que mantengamos con nuestros proveedores.

Para optimizar la Cadena de Suministro, el primer paso que tendremos que abordar es seleccionar los “mejores proveedores” para nuestro negocio. Pero antes de ver cómo llevar a cabo esta selección, veamos cuántos proveedores deberíamos tener para cada producto o servicio, y qué entendemos por “mejor proveedor”.

¿Cuántos proveedores debo tener?

Tradicionalmente, la gestión de compras ha venido utilizando el precio como criterio final para la selección de proveedores, y todavía muchas empresas continúan haciéndolo. Con el foco en el precio, lo que se busca es la competencia entre proveedores, para lo cual este tipo de gestión suele asignar un mismo producto a varios proveedores, lo que le concede un mayor poder de negociación con éstos, al mismo tiempo que no depende de un único proveedor para el suministro. Se suelen buscar en este caso empresas que estén cerca del cliente, que sean conocidas, o que llevan mucho tiempo abasteciéndolas.

Frente a este modelo de gestión, cada vez son más las empresas que adoptan una gestión de compras que se centra en mantener relaciones estables con los proveedores. Para ello, se reduce el número de proveedores, llegando en algunos casos a tener un único proveedor por producto. Este enfoque de proveedor único se basa en la confianza, la transparencia, y la responsabilidad compartida entre proveedor y cliente, lo que facilita el flujo de información y de materias primas entre proveedor y cliente, disminuye los costes de transporte, y aumenta el volumen de compra al proveedor, lo que permite utilizar economías de escala y reducir precios.

Mientras que con el primer enfoque tenemos varios proveedores para un mismo producto, y por tanto el coste de cambio de proveedor se reduce, con el segundo enfoque, el número de proveedores se reduce, aumenta la dependencia de ellos y el coste de cambio de proveedor, por lo que el mecanismo de selección de los mismos ha de ser más cuidadoso y requerirá más tiempo.

Para determinar el número idóneo de proveedores por producto o servicio, nos tendremos que parar a analizar lo estratégico que es ese producto para nuestro negocio. Cuanto más estratégico sea el producto, buscaremos que nos lo suministre un único proveedor, o a lo sumo dos, y trataremos de convertir a ese proveedor en un socio estratégico con el que desarrollar relaciones de confianza a largo plazo. En cambio, si el insumo no es estratégico para nuestro negocio, podremos pensar en tener varios proveedores, siempre que la gestión de los mismos no sea muy compleja, y realmente suponga una notable mejora en el precio.

En ambos casos, si se quieren seleccionar los “mejores proveedores”, tendremos que llevar a cabo un proceso de búsqueda, evaluación, seguimiento, y desarrollo de proveedores, que nos permita dar con aquellos proveedores que logren abastecerme del producto que necesito, en el tiempo requerido, con la calidad solicitada, y al mejor precio.

Selección del “mejor proveedor”

La selección del “mejor proveedor” es una tarea compleja que requiere de tiempo, recursos, metodología, experiencia, y conocimiento del mercado, pero que en el corto/medio plazo mejorará considerablemente la eficiencia de la cadena de suministro, y tendrá un efecto multiplicador en la cuenta de resultados de nuestra empresa. Merece la pena por tanto dedicarle su tiempo, y, si no disponemos de los recursos necesarios, buscar la ayuda de terceros con experiencia en estos procesos.

A continuación veremos cuáles son, a grandes rasgos, los pasos a seguir para realizar con éxito esta tarea:

Paso 1: definición del producto/servicio necesario. Es fundamental definir de manera clara y precisa el producto que necesito, de tal forma que no haya ambigüedades que hagan que un proveedor nos oferte el producto con un alcance, y otro proveedor lo haga con otro alcance diferente. Para ello, tendremos que definir exactamente no sólo las especificaciones técnicas del producto requerido, las certificaciones que ha de tener, y la cantidad solicitada, sino el nivel de servicio que requerimos. Deberemos contemplar en este punto requerimientos como el plazo de entrega que necesitamos, cómo se ha de entregar el producto, si requerimos pedidos urgentes…

Paso 2: búsqueda de proveedores. Localizaremos los proveedores del mercado que, en un primer momento, pensemos que pueden satisfacer los requerimientos del producto que buscamos y el nivel de servicio que solicitamos. Cuanto mayor sea el número de proveedores potenciales que identifiquemos, mayor será la probabilidad de dar con el “mejor proveedor”.

Paso 3: solicitud de oferta e información. Con el análisis realizado en el paso 1, elaboraremos la solicitud de oferta que mandaremos a los proveedores. Es importante que esta solicitud de oferta esté perfectamente definida, de tal forma que todos los proveedores oferten según los requerimientos de la misma, y sus ofertas sean perfectamente comparables. Enviaremos, junto a esta solicitud de oferta, una solicitud de información al proveedor en la que se recoja toda aquella información que requiramos de los proveedores, y que sea relevante para evaluar si es el perfil de empresa que buscamos (tamaño de la empresa, capacidad de producción…).

Paso 4: evaluación. A partir de la información recibida en el paso anterior, elaboraremos un cuadro comparativo que recoja las ofertas realizadas por los proveedores. Este cuadro recogerá no sólo la oferta económica del proveedor, sino todos aquellos aspectos que consideramos relevantes y para los que les hemos solicitado información: plazos de entrega, forma y plazo de pago, posibles descuentos… Este cuadro comparativo nos permitirá evaluar la oferta de cada uno de los proveedores. Para ello, se puntuará cada uno de los aspectos de la oferta, no sólo el precio, utilizando criterios objetivos, y evaluando todo aquello que sea relevante y se pueda cuantificar.

Paso 5: selección y negociación. La evaluación llevada a cabo en el paso anterior nos permitirá seleccionar los proveedores que más se ajustan a lo que buscamos, y emprender una negociación con ellos, para finalmente seleccionar la mejor oferta.

Paso 6: homologación. La selección del “mejor proveedor” no concluye con la obtención de la mejor oferta, sino que a continuación iniciaremos una fase de homologación del proveedor seleccionado, en la que comprobaremos que el producto suministrado cumple con los requerimientos solicitados, y el nivel de servicio facilitado por el proveedor se ajusta al requerido en la petición de oferta.

Como hemos podido ver, la elección del “mejor proveedor” no es una tarea sencilla. Es necesario dedicar recursos a la misma, invertir tiempo, y seguir unos criterios de selección objetivos. Y la tarea no se detiene una vez se elige al proveedor que nos va a suministrar, sino que, si queremos que éste sea el “mejor proveedor”, tendremos que llevar a cabo con él un trabajo de mejora continua, mediante acciones de seguimiento y desarrollo de este proveedor, de tal forma que se convierta en un socio estratégico.